Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze Website is Encharm'd VOF, Schanslaan 100, 2150 Antwerpen, België, ondernemingsnummer BE 0839.448.589, handelend onder de naam Vivacitea. U kunt ons bereiken via hello@vivacitea.eu.

Afhankelijk van uw gebruik van de Website verwerken wij:

• Bestelgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, leveradres, factuuradres, telefoonnummer (optioneel), en bij ondernemingsbestellingen de bedrijfsnaam en het btw-nummer.
• Accountgegevens: indien u een klantaccount aanmaakt, bewaren wij uw profielgegevens, adresboek en bestelgeschiedenis. Er is geen publieke registratie; een account kan enkel worden aangemaakt na een bestelling of op uitnodiging.
• Betalingsgegevens: betalingen verlopen via onze betaaldienstverlener Mollie. Wij bewaren geen kaart- of rekeninggegevens, maar wel de betaalstatus, het transactienummer en de gebruikte betaalmethode.
• Reviewgegevens: wanneer u een product beoordeelt, verwerken wij uw weergavenaam, e-mailadres, beoordeling, tekst en eventuele foto's. Een review wordt pas gepubliceerd na onze goedkeuring.
• Communicatie: de inhoud van uw berichten aan ons, zoals vragen, klachten of verzoeken, en onze antwoorden daarop.
• Technische gegevens: voor de beveiliging van de Website en de dienstverlening worden beperkte loggegevens verwerkt, zoals IP-adres, browsertype en tijdstip van bezoek.

• het verwerken en bevestigen van uw bestellingen;
• het uitvoeren van betalingen via Mollie en het beheren van terugbetalingen;
• het verzenden van bestelbevestigingen, facturen, creditnota's en verzendmeldingen;
• het leveren van de producten via onze verzendpartners;
• het opvolgen van uw bestellingen en het leveren van klantenservice;
• het uitnodigen tot en beheren van productreviews na een betaalde bestelling;
• het herinneren aan een achtergelaten winkelmandje;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht;
• het beveiligen van de Website en het voorkomen van fraude.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor gepersonaliseerde reclame of nieuwsbrieven, tenzij u ons daarvoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven.

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): het verwerken van bestellingen, betalingen, leveringen en klantenservice.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): de fiscale bewaarplicht voor facturen en boekhoudkundige stukken.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): de beveiliging van de Website, fraudeopsporing, het verbeteren van onze dienstverlening en het uitnodigen tot het plaatsen van een review na een aankoop. U kunt tegen deze verwerkingen bezwaar maken, zoals beschreven onder punt 9.
• Toestemming (art. 6.1.a AVG): uitsluitend waar wij u afzonderlijk om toestemming vragen, bijvoorbeeld voor marketing. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

• Facturen en bestelgegevens: zeven jaar na het einde van het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Klantaccount: zolang het account actief is en tot u verzoekt om verwijdering.
• Reviews: tot u verzoekt om verwijdering of het product niet langer wordt verkocht.
• Communicatie en klachten: zolang nodig voor de afhandeling en de daaropvolgende wettelijke termijnen.
• Technische loggegevens: maximaal twaalf maanden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, telkens als verwerker of ontvanger in opdracht van ons:

• Mollie B.V., onze betaaldienstverlener, voor de afhandeling van betalingen en terugbetalingen;
• verzendpartners (waaronder Sendcloud, MyParcel, bpost en PostNL), voor de levering van uw bestelling;
• onze hosting- en cloudpartners, die de Website en de database hosten binnen de Europese Economische Ruimte;
• onze boekhouder, aan wie verkoopfacturen en creditnota's elektronisch kunnen worden doorgestuurd (onder meer via Peppol of B2BRouter) voor de boekhoudkundige verwerking;
• Meta Platforms Ireland Limited, uitsluitend wanneer u toestemming gaf voor marketingcookies, om te meten welke advertentie tot een bezoek of een aanvraag leidde. Zie ons cookiebeleid;
• autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten of gelden passende waarborgen, zodat uw gegevens uitsluitend volgens onze instructies worden verwerkt.

Uw gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien een verwerker gegevens verwerkt in een land buiten de EER, gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. De Website maakt gebruik van versleutelde verbindingen (TLS), toegangscontrole met strikte rechten en beveiligde opslag. Betalingen verlopen uitsluitend op de beveiligde betaalpagina van Mollie.

U hebt, onder de voorwaarden van de AVG, het recht op:

• inzage in de gegevens die wij over u verwerken;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van uw gegevens ("recht op vergetelheid");
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van uw gegevens;
• intrekking van eerder gegeven toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar hello@vivacitea.eu. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Indien u het niet eens bent met hoe wij met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

De Website gebruikt uitsluitend noodzakelijke cookies en lokale opslag, zoals het onthouden van uw winkelmandje en verlanglijstje. Er worden geen analytische, marketing- of trackingcookies geplaatst. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Voor vragen over dit privacybeleid of over uw gegevens kunt u contact opnemen via hello@vivacitea.eu.